Floty w sektorze publicznym w Polsce

Eksperci PZWLP szacują, że łącznie w tzw. sektorze publicznym w Polsce może być wykorzystywanych nawet 50 tys. samochodów służbowych. Roczny koszt utrzymania takiej floty to minimum kilkadziesiąt milionów złotych, a zakup nowych aut tylko dla jednego ministerstwa, oznacza jednorazowe obciążenie dla budżetu państwa przekraczające 2 miliony złotych. Samochody służbowe w sektorze publicznym – podobnie jak w biznesie - zamiast kupować, można jednak użytkować w wynajmie długoterminowym. W takim przypadku łączne koszty związane z flotą znacząco się obniżają - zazwyczaj o kilkanaście procent. Na dodatek, nie ma konieczności ponoszenia przez instytucje jednorazowych kilkumilionowych wydatków na zakup samochodów – pojazdy są użytkowane w ramach stałej miesięcznej opłaty, która dla auta średniej klasy wynosi 1,5 – 2 tys. zł. Samochody służbowe instytucji publicznych w większości krajów zachodnioeuropejskich są już od wielu lat wynajmowane długoterminowo. Dlaczego z takiego rozwiązania nie korzystają polskie jednostki budżetowe?

W polskim sektorze publicznym, czyli wszelkich instytucjach i organach finansowanych z pieniędzy publicznych, takich jak np. ministerstwa i podległe im instytucje, agendy rządowe, urzędy wojewódzkie, wszelkie jednostki samorządowe, Policja, służba zdrowia i wiele innych, według szacunków ekspertów Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów wykorzystywanych jest nawet 50 tys. samochodów służbowych. Każde ministerstwo dysponuje średnio 26 autami, a urzędy wojewódzkie 17 pojazdami. Opierając się na najbardziej ostrożnych szacunkach, koszty eksploatacji samochodów służbowych w polskim sektorze publicznym, takie jak np. wydatki związane z paliwem, ubezpieczeniami, oponami, przeglądami czy naprawami, to kwota rzędu kilkudziesięciu milionów rocznie. Przyjmując średni koszt nowego samochodu na poziomie 80 tys. zł, w przypadku wymiany floty ministerstwa złożonej średnio z 26 pojazdów na nowe samochody, budżet tej instytucji jest obciążany jednorazowym wydatkiem ponad 2 mln zł.

Koszty związane z zakupem oraz eksploatacją samochodów służbowych administracji publicznej w Polsce można jednak znacząco obniżyć. Oszczędności wynoszą zazwyczaj kilkanaście procent, choć zdarzają się przypadki, kiedy ich poziom jest jeszcze wyższy. Instytucje nie muszą również ponosić kilkumilionowych jednorazowych wydatków na zakup nowych samochodów. Wystarczy, że skorzystają ze sprawdzonych w całej Europie, nie tylko przez podmioty biznesowe, ale również przez jednostki publiczne, nowoczesnych rozwiązań finansowania i administracji samochodów służbowych. Mowa o leasingu operacyjnym z pełną obsługą, zwanym także wynajmem długoterminowym (lub CFM – Car Fleet Management), gdzie korzystanie z samochodów służbowych wiąże się ze stałą miesięczną opłatą, uwzględniającą finansowanie oraz pełną administrację i obsługę serwisową pojazdów. Dla średniej klasy auta rata taka wynosi od 1,5 do 2 tys. zł.

Samochody służbowe w instytucjach sektora publicznego w Polsce są obecnie finansowane w zasadzie wyłącznie poprzez zakup. Wszelką obsługą administracyjną i serwisową, czyli np. ubezpieczeniami, przeglądami, naprawami, wymianą opon, czy rejestracjami zajmują się natomiast urzędnicy i pracownicy instytucji publicznych. Eksperci PZWLP szacują, że w wynajmie długoterminowym znajduje się obecnie jedynie 100 – 150 aut. Tymczasem firmy w Polsce użytkują już łącznie ok. 150 tys. aut w wynajmie długoterminowym. W przypadku administracji rządowej z rozwiązania takiego skorzystały do tej pory jedynie 2 resorty: środowiska i skarbu państwa.

Dlaczego w polskim sektorze publicznym samochody służbowe są wciąż wyłącznie kupowane?

Według ekspertów PZWLP, przyczyna leży przede wszystkim w konstrukcji samych zamówień przetargowych sektora publicznego, dotyczących flot samochodowych.

- Specyfikacje zamówień przetargowych w instytucjach i jednostkach publicznych są w przeważającej ilości przypadków tworzone w odniesieniu do zakupu pojazdów – wyjaśnia Leszek Pomorski, Prezes Zarządu PZWLP, Prezes Alphabet Polska Fleet Management. – Specyfikacja warunków zamówienia wyklucza zazwyczaj możliwość udziału w przetargu wyspecjalizowanych firm CFM, zajmujących się wynajmem długoterminowym samochodów służbowych. Wynika to najprawdopodobniej z braku zrozumienia bądź świadomości, czym jest wynajem długoterminowy aut. Pomimo, że rynek oraz możliwości pozyskania przez firmy i instytucje publiczne samochodów służbowych bardzo się zmieniły, dokumenty przetargowe są przygotowywane tak, jakby wciąż istniała tylko jedna możliwość – klasyczny zakup aut.

Konstrukcja warunków przetargu powoduje również, że firma wynajmu długoterminowego (CFM) nie jest w stanie przygotować oferty, która dawałaby klientowi – zamawiającemu maksymalizację oszczędności w całkowitych kosztach związanych z flotą, tj. sfinansowaniu zakupu pojazdów oraz późniejszej eksploatacji.

Do często spotykanych sytuacji w zapytaniach przetargowych instytucji publicznych dotyczących samochodów służbowych należy precyzyjne określanie marki, modelu, a czasami nawet rodzaju i pojemności silnika – tłumaczy Sławomir Wontrucki, Członek Zarządu PZWLP, Prezes LeasePlan Fleet Management Polska. – Jest to charakterystyczne dla zakupu samochodu, gdzie z założenia, późniejszą obsługą administracyjną i serwisową będzie zajmować się we własnym zakresie podmiot zamawiający. Firmy wynajmu długoterminowego oferują jednak nie tylko samo finansowanie pojazdów, ale również kompleksowe zarządzanie flotą, we wszelkich aspektach z nią związanych, od rejestracji pojazdów, przez ubezpieczenia, przeglądy, aż po naprawy i wymiany opon. W związku z tym, uwzględniają również całościowe koszty związane z flotą tzn. finansowanie auta wraz z szeregiem wszelkich kosztów eksploatacyjnych. Dzięki takiemu podejściu możliwa jest precyzyjna kontrola kosztów oraz profesjonalne planowanie budżetów przeznaczonych na flotę. Skutkuje ono znaczącymi oszczędnościami w łącznych kosztach floty. Precyzyjne określenie marki, modelu i silnika pojazdu w przetargu zazwyczaj uniemożliwia skonstruowanie floty z aut faktycznie dopasowanych do potrzeb instytucji i co ważne w sposób, gwarantujący maksymalizację oszczędności. Jeśli w zapytaniu przetargowym pojawia się np. silnik benzynowy o pojemności 1,6l, to może się okazać, że po przeprowadzeniu wnikliwej analizy, bardziej racjonalny będzie zakup auta z silnikiem o większej pojemności np. 1,9 – 2,0l, ale dieslowskiego. Przy przebiegach rocznych powyżej 25 tys. km diesel jest bardziej opłacalny ekonomicznie – pomimo większej pojemności. Podobnie sytuacja wygląda jeśli chodzi o określanie konkretnej marki, modelu lub ceny zakupu pojazdu. Samochód o wartości 90 tys. zł, uwzględniając całkowite koszty floty np. w 3-letnim okresie eksploatacji, może być mniej opłacalny ekonomicznie od auta za 110 tys. zł. Dlaczego? Droższe w zakupie auto może być zwyczajnie mniej awaryjne, koszty jego serwisu mogą być niższe, a więc w ostatecznym rozrachunku, łączne koszty w jego przypadku będą mniejsze.

W przypadku wynajmu długoterminowego samochody są użytkowane przez instytucję lub firmę przez założony okres, po którym są zwracane do firmy CFM i ona zajmuje się odsprzedażą aut na rynek wtórny. Flota klienta jest natomiast wymieniana na nowe auta. Taka specyfika powoduje, że cena zakupu nowego samochodu nie jest jedynym czynnikiem wpływającym na koszt finansowania w stałych miesięcznych ratach leasingowych pojazdu przez klienta. Firma czy instytucja korzystająca z wynajmu długoterminowego pokrywa bowiem jedynie różnicę finansową pomiędzy ceną zakupu auta a jego wartością w momencie odsprzedaży na rynek wtórny, po zakończeniu eksploatacji. Płaci za okres, w którym faktycznie użytkuje pojazd, a nie pokrywa cały koszt jego zakupu.

Oznacza to, że za samochód o wartości 110 tys. zł, można w ratach leasingowych w wynajmie długoterminowym płacić mniej, niż w przypadku auta za 90 tys. zł  - mówi Janusz Kowalik, Członek Zarządu PZWLP, Prezes Arval Service Polska. – Przy założeniu, że klient będzie korzystał z floty przez 3 lata, może się okazać, że auto droższe, o wartości 110 tys. zł będzie miało utratę wartości na poziomie 50 tys. zł, a pojazd tańszy, za 90 tys. zł, w analogicznym okresie zanotuje spadek wartości o 60 tys. zł. Wniosek z tego taki, że auto droższe w momencie zakupu, może w przypadku usługi wynajmu długoterminowego kosztować 10 tys. zł mniej niż tańsze. Niestety, warunki przetargów na floty samochodów służbowych w polskim sektorze publicznym nie uwzględniają tego typu kalkulacji i ogólnej specyfiki wynajmu długoterminowego.

Niższe koszty, profesjonalne zarządzanie i młodsze auta – bez konieczności jednorazowych milionowych wydatków

Wynajem długoterminowy samochodów służbowych w porównaniu do zakupu aut za własne środki finansowe, na kredyt, czy też w klasycznym leasingu finansowym, niesie ze sobą szereg korzyści. Dotyczą one w równym stopniu firm, jak i instytucji publicznych.

W przypadku sektora publicznego w Polsce, jedną z najbardziej atrakcyjnych korzyści, jest brak konieczności ponoszenia jednorazowych, wielomilionowych wydatków na pojazdy służbowe. Zakładając średnią wartość nowego auta na poziomie 80 tys. zł, instytucja publiczna finansowana z budżetu państwa, która chce zakupić 30 samochodów, jest zmuszona do jednorazowego wydatku 2,4 mln zł.

W czasach ogólnie panującej tendencji cięcia kosztów w administracji publicznej, taka kwota bardzo często powoduje, że decyzje o zakupie nowych samochodów i wymianie floty są odkładane w czasie – uważa Leszek Pomorski, Prezes Zarządu PZWLP, Prezes Alphabet Polska Fleet Management. - W konsekwencji, we flotach instytucji publicznych w Polsce często użytkowane są samochody w wieku 5-10 lat, a zdarzają się nawet przypadki pojazdów starszych. Dochodzi więc do paradoksu. Eksploatacja samochodów firmowych w wieku powyżej 5 lat przestaje być ekonomiczna, koszty ich użytkowania bardzo rosną w porównaniu z autami młodszymi. Zamiast oszczędności w kosztach floty instytucji publicznych, auta służbowe zaczynają generować bardzo duże wydatki związane z eksploatacją.

Problem ten znika w przypadku korzystania z usług wynajmu długoterminowego, ponieważ koszty związane z finansowaniem zakupu pojazdów nie są ponoszone jednorazowo, a w ramach stałych miesięcznych rat, uwzględniających nie tylko finansowanie auta, ale również koszty jego eksploatacji, np. ubezpieczenie, przeglądy, rejestracje, czy opony.

Gdyby instytucje i jednostki tzw. sektora publicznego w Polsce korzystały ze swoich samochodów służbowych w ramach wynajmu długoterminowego, zamiast je kupować, ich auta służbowe byłyby znacznie młodsze – mówi Marek Małachowski, Członek Zarządu PZWLP, Dyrektor Zarządzający ALD Automotive Polska. – Najczęściej występujący okres eksploatacji samochodów w przypadku wynajmu długoterminowego to 3 lata. Instytucje publiczne zyskałyby więc młodsze floty, co znacząco obniżyłoby koszty eksploatacji samochodów oraz podniosłoby poziom ich bezpieczeństwa.   

Odsprzedażą na rynek wtórny wymienianych po okresie eksploatacji aut zajmuje się firma wynajmu długoterminowego (CFM). Przy flocie składającej się już z nawet kilkudziesięciu pojazdów, sprzedaż używanych samochodów może być długotrwałym i żmudnym procesem, który w przypadku aut należących obecnie do instytucji publicznych w naszym kraju, obciąża pracowników i urzędników tych jednostek. Warto mieć też świadomość ryzyka wartości jaką uzyskamy za używane auto flotowe w momencie jego odsprzedaży. W przypadku wynajmu długoterminowego ryzyko to przejmuje na siebie dostawca usługi.

Kolejną istotną dla instytucji publicznych zaletą tej formy finansowania i zarządzania samochodów służbowych jest oszczędność w łącznych kosztach floty. Wynosi ona zazwyczaj kilkanaście procent w stosunku do finansowania samochodów ze środków własnych, kredytu, czy leasingu finansowego. Jest to możliwe między innymi dzięki precyzyjnej kontroli i zarządzaniu wszystkimi kosztami związanymi z flotą, czy profesjonalnemu doborowi pojazdów do specyfiki działalności firmy lub instytucji. Ponadto zewnętrzny dostawca floty przejmuje wszelkie kwestie związane z administracją autami służbowymi takie jak rejestracje, przeglądy, ubezpieczenia, naprawy, likwidacja szkód, czy też wymiana opon. Jest to więc rozwiązanie bardzo komfortowe, pozwalające skupić się instytucji na jej własnej, podstawowej działalności. Flota wiąże się w takim przypadku wyłącznie z tankowaniem i użytkowaniem pojazdów.

Na obniżenie łącznych kosztów związanych z flotą wpływa również ekonomia skali  - tłumaczy Janusz Kowalik, Członek Zarządu PZWLP, Prezes Arval Service Lease Polska. – Firmy CFM są wyspecjalizowane w zarządzaniu autami służbowymi, obsługują kilkanaście, a w niektórych przypadkach nawet kilkadziesiąt tysięcy pojazdów. Będąc dużym klientem firm ubezpieczeniowych, serwisów samochodów, czy też dostawców opon, są w stanie negocjować znacznie lepsze stawki i rabaty, które są następnie przenoszone na klientów. Poza tym, firmy CFM przez cały czas obsługi floty, dokonują precyzyjnej analizy wszystkich kosztów związanych z autami służbowymi. Takie całościowe spojrzenie pozwala nie tylko na skuteczną kontrolę, ale przekłada się również na obniżenie łącznych kosztów. W instytucjach publicznych takie podejście do zarządzania flotą występuje bardzo rzadko.   

Jak to wygląda w Europie Zachodniej?

Z wynajmu długoterminowego samochodów służbowych korzystają już instytucje publiczne w większości krajów zachodnioeuropejskich. Auta w leasingu operacyjnym z pełną obsługą są wykorzystywane przez ministerstwa i inne jednostki administracji państwowej, samorządy, policję, pocztę, wojsko, służbę zdrowia czy nawet organy NATO.

Najbardziej rozwinięty pod tym względem jest rynek angielski, gdzie na przykład aż 1/3 łącznej floty służby zdrowia, liczącej ok. 36 tys. samochodów osobowych i dostawczych, znajduje się w wynajmie długoterminowym. To jednak nie koniec. Z takiego rozwiązania korzystają tam również samorządy i straż pożarna, dysponujące łącznie ok. 47 tys. aut, z których ok. 10% jest wynajmowane.

Eksperci w Anglii przewidują, że łączne koszty floty instytucji publicznych, korzystających z wynajmu długoterminowego, obniżą się do 2015 roku o 25%, w stosunku do stanu sprzed wdrożenia tego rozwiązania – mówi Leszek Pomorski, Prezes Zarządu PZWLP, Prezes Alphabet Polska Fleet Management.

We Włoszech w wynajmie długoterminowym użytkowanych jest 16 tys. aut poczty, a w pozostałych instytucjach sektora publicznego jest to 10 tys. samochodów. W Norwegii z rozwiązania tego korzysta wojsko (2 tys. aut), poczta (5,5 tys. pojazdów), koleje (1 tys. samochodów), służba zdrowia (1,2 tys. aut) oraz samorządy (1,8 tys.). Na Węgrzech z kolei w wynajmie długoterminowym pozostaje 1 tys. samochodów użytkowanych w jednostkach sektora publicznego.

We Francji i w Holandii sektor publiczny korzysta tylko z zewnętrznego zarządzania flot przez wyspecjalizowane firmy CFM, przy zachowaniu własnego finansowania. W przypadku Francji jest to łączny park samochody złożony z 36 tys. aut użytkowanych przez pocztę, niemalże wszystkie ministerstwa oraz pozostałe jednostki administracji państwowej w całym kraju.

Dzięki przekazaniu zarządzania flotami instytucji publicznych we Francji wyspecjalizowanej firmie CFM, łączne koszty eksploatacji i administracji aut służbowych obniżyły się tam o 32% - mówi Marek Małachowski, Członek Zarządu PZWLP, Dyrektor Zarządzający ALD Automotive Polska. -  Zakres usług w tym przypadku obejmuje m.in. rejestrację pojazdów i zarządzanie procesem dostaw, zarządzanie kartami paliwowymi, naprawy mechaniczne i blacharsko – lakiernicze, ubezpieczenia oraz odsprzedaż aut po okresie użytkowania.  

Wynajem długoterminowy samochodów w sektorze publicznym – dlaczego jesteśmy w tyle?

W Polsce jest obecnie jedynie ok. 100 – 150 samochodów służbowych w sektorze publicznym, które znajdują się w wynajmie długoterminowym. Dlaczego tak bardzo odstajemy pod tym względem od Europy Zachodniej, a funkcjonujące w naszym kraju instytucje publiczne niemalże nie uwzględniają tej formy finansowania i zarządzania flotami nawet na poziomie przetargów?

Tak znaczące różnice w tym zakresie wynikają najprawdopodobniej z jednej strony z mentalności i przyzwyczajeń polskiego sektora publicznego, a z drugiej niestety z wciąż niskiej w instytucjach publicznych świadomości usług wynajmu długoterminowego i możliwości finansowania samochodów służbowych w sposób inny niż zakup – mówi Sławomir Wontrucki, Członek Zarządu PZWLP, Prezes LeasePlan Fleet Management Polska. – W Europie Zachodniej sektor publiczny, co jest zapewne pochodną ogólnego rozwoju gospodarki wolnorynkowej w tych krajach, działa w sposób bardziej nowoczesny, wzorując się na standardach biznesowych obowiązujących na rynkach komercyjnych. Ma to także odzwierciedlenie w kwestiach floty instytucji publicznych, gdzie głównie z powodów ekonomicznych i nowoczesnego zarządzania organizacją, sięga się po wynajem długoterminowy pojazdów służbowych.

Leasing operacyjny z pełną obsługą, czyli wynajem długoterminowy, jest natomiast coraz bardziej popularną formą finansowania i użytkowania floty na rynku komercyjnym w Polsce. Zgodnie z szacunkami PZWLP, w Polsce jest obecnie ok. 350 tys. leasingowanych samochodów firmowych. Ponad 1/3 tych pojazdów znajduje się już właśnie w wynajmie długoterminowym (CFM). Z usługi tej korzystają zarówno bardzo duże korporacje, jak i sektor MSP. Od wielu lat tempo wzrostu rynku wynajmu długoterminowego aut w Polsce jest bardzo dynamicznie i wynosi średnio 10-12% rocznie. Pomimo, że usługa ta jest w naszym kraju wciąż bardzo młoda– pierwsze firmy rozpoczęły działalność w tym zakresie 18 lat temu – to konsekwentnie zastępuje już starsze oraz mniej opłacalne dla firm formy finansowania, takie jak zakup, czy leasing finansowy. Pod względem wartości bilansu samochodów oddanych w leasing, obecnie rynek CFM stanowi już ponad 45% rynku klasycznego leasingu finansowego aut i wartość ta wzrosła w ciągu 3 ostatnich lat o 5%. Patrząc na wartość bilansową aut, w ciągu ostatnich 2 lat wynajem długoterminowy samochodów urósł o 25% w stosunku do stanu z końca 2011 roku, co oznacza, że rozwijał się pod tym względem ponad 2-krotnie szybciej od leasingu finansowego pojazdów firmowych.

Firmy skupione w PZWLP, czyli organizacji reprezentującej ok. 75% rynku wynajmu długoterminowego w Polsce, generują obecnie sprzedaż nowych samochodów w naszym kraju na poziomie 40 - 45 tys. aut. To blisko ¼ całkowitej sprzedaży nowych samochodów do firm w 2013 roku, uwzględniającej wszelkie formy finansowania oraz wszelkie podmioty posiadające REGON - od dużych korporacji, po jednoosobowe mikroprzedsiębiorstwa. Firmy wynajmu długoterminowego zaczynają więc być coraz bardziej istotnym elementem wpływającym na kondycję całej branży motoryzacyjnej w Polsce. Na wynajmie długoterminowym samochodów służbowych przez sektor publiczny w naszym kraju mogą więc skorzystać nie tylko same instytucje publiczne i polscy podatnicy, ale także cała branża motoryzacyjna w Polsce. Aut kupowanych na potrzeby instytucji publicznych będzie po prostu więcej – w przypadku wynajmu długoterminowego będą one bowiem wymieniane znacznie częściej, niż obecnie.