Kodeks Etyczny PZWLP

Kodeks Etyczny
Członków Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów
(PZWLP)

Kodeks Etyczny obowiązuje wszystkich Członków PZWLP [Związku]. Jest to zbiór zasad, według których Członkowie prowadzą działalność w zakresie wynajmu i leasingu pojazdów lub zarządzania flotą samochodów osobowych i pojazdów komercyjnych. Kodeks nie podaje szczegółowych reguł postępowania w każdym przypadku – wyznacza jedynie standardy i ogólne zasady, których przestrzegają Członkowie. Jednocześnie jest wyrazem wartości wyznawanych przez PZWLP: uczciwości oraz wysokiej jakości usług.

Definicja Członka PZWLP

Członek – firma działająca w branży wynajmu i leasingu pojazdów lub zarządzania flotami pojazdów, bezpośrednio świadcząca usługi klientom, w tym również świadcząca usługi typu
„rent a car”.

Preambuła

Polski Związek Wynajmu i Leasingu Pojazdów został utworzony w 2005 r., w celu kształtowania i wpływania na rozwój branży wynajmu i leasingu pojazdów oraz zarządzania flotami pojazdów.

PZWLP jest wiodącym podmiotem przedstawicielskim firm, świadczących przedsiębiorstwom i klientom indywidualnym usługi krótko-, średnio- i długoterminowego wynajmu aut osobowych, ciężarowych i dostawczych oraz zarządzania flotami samochodowymi.

W chwili powstania Związek liczył 10 Członków – firm różnej wielkości, które łącznie dysponowały flotą ponad 33.000 pojazdów.

Członkowie PZWLP świadczą usługi niezwykle istotne dla polskiego przemysłu i handlu, ułatwiając transport towarów i osób, niezbędny dla prowadzenia wszelkiego typu działalności gospodarczej.

Zrzeszone firmy, poprzez znaczny udział w zakupach nowych pojazdów, wspierają przemysł motoryzacyjny, wnosząc znaczący wkład w polską gospodarkę.

PZWLP działa w celu tworzenia i upowszechniania standardów etycznych prowadzenia działalności i świadczenia usług, w oparciu o Kodeks, który obejmuje w szczególności standardy dotyczące bezpieczeństwa użytkowników aut, jakości świadczonych usług.

Związek przykłada szczególną wagę do zapewnienia klientom pojazdów w stanie technicznym zapewniającym bezpieczeństwo.

Przestrzeganie postanowień Kodeksu Etycznego jest warunkiem członkostwa w Związku. Stałe lub poważne naruszanie postanowień Kodeksu oraz lekceważenie znaczenia, jakie przywiązuje on do bezpieczeństwa i jakości usług, spowoduje usunięcie Członka ze Związku.

Pełna lista Członków PZWLP jest jawna, publikowana na stronie internetowej Związku lub udostępniana na życzenie.

Rozdział I
Postanowienia ogólne

1. Kodeks Etyczny – cele
   
   Kodeks Etyczny ustala standardy dobrych praktyk dla podmiotów zajmujących się wynajmem i leasingiem samochodów i pojazdów komercyjnych oraz zarządzaniem flotą. Jego celem jest zagwarantowanie klientom korzystającym z usług Członków PZWLP, że są to usługi najwyższej jakości, świadczone w sposób uczciwy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i dobrymi obyczajami.
2. Bezpieczeństwo pojazdów
   
   Działania Członków zmierzają do jak najlepszego zapewnienia, aby pojazdy oferowane klientom były w stanie zapewniającym bezpieczne użytkowanie oraz aby były serwisowane co najmniej w stopniu zalecanym przez ich producentów.
3. Poważne uszkodzenia pojazdów
   
   Celem Związku jest zapewnienie przejrzystości historii użytkowanych pojazdów oraz działanie na rzecz ochrony klientów przed nieuczciwymi praktykami rynkowymi poprzez popularyzowanie zasad niniejszego Kodeksu w codziennej działalności gospodarczej Członków Związku.
4. Znaki, logotypy i materiały graficzne
   
   Związek rekomenduje Członkom umieszczanie logotypu PZWLP na dokumentacji, papierze firmowym i materiałach firmowych związanych z ich działalnością, a także umieszczanie materiałów PZWLP, w tym kopii niniejszego Kodeksu w swoich placówkach, w celu popularyzacji wśród klientów faktu przynależności danego Członka do Związku i jego zobowiązania do przestrzegania zasad określonych w niniejszym Kodeksie.
   
   W razie powzięcia przez Członka informacji o nieuprawnionym wykorzystywaniu logotypu lub innych oznaczeń PZWLP przez podmioty niezrzeszone w Związku, niezwłocznie poinformuje on o tym fakcie Związek, w celu umożliwienia Związkowi podjęcia kroków prawnych przeciw podmiotom bezprawnie powołującym się na członkostwo i wykorzystujących oznaczenia PZWLP.
5. Utrzymanie stabilności finansowej
   
   Członkowie zobowiązani są do zachowania najwyższej dbałości o utrzymywanie stabilności finansowej.

Rozdział II
Relacje Członków z Klientami

1. Wysoka jakość usług
   
   1. Obowiązkiem Członków jest przestrzeganie zasad Kodeksu Etycznego, w tym ochrona interesów wszystkich klientów, poprzez zapewnianie oczekiwanego standardu usług.
   2. Członkowie zobowiązują się do uczciwego i odpowiedzialnego prowadzenia działalności na rzecz klientów korzystających z ich usług. W tym celu Członkowie będą:
   3. prowadzić działalność zgodnie z wszelkimi wymogami prawa i dobrymi obyczajami, w tym przestrzegać wszystkich przepisów i decyzji sądów oraz postępować uczciwie i odpowiedzialnie we wszelkich swoich kontaktach z klientami;
      
      1. przestrzegać zasad niniejszego Kodeksu oraz brać pod rozwagę rekomendacje wydane przez PZWLP;
      2. pomagać klientom w uzyskaniu wszelkich potrzebnych informacji i porad w zakresie świadczonych na ich rzecz usług;
      3. działać zawsze uczciwie oraz upewniać się, że wszystkie podmioty, z którymi Członek współpracuje postępują podobnie;
      4. unikać świadomego podawania klientom nieprawdziwych informacji dotyczących jakiegokolwiek aspektu transakcji wynajmu, leasingu lub zarządzania flotą.
2. Działalność
   
   Członkowie zobowiązują się do:
   
   
   1. prowadzenia swojej działalności pod stałym adresem;
   2. prowadzenia wszystkich swoich placówek w profesjonalny sposób oraz dbania o ich estetyczny wygląd;
   3. przestrzegania w prowadzonej działalności przepisów prawa, dobrych obyczajów i w miarę możliwości zwyczajów lokalnych;
   4. prowadzenia dokumentacji dotyczącej prowadzonej działalności w sposób przejrzysty i określony przepisami prawa, a na każdorazowe wezwanie Związku – do przedstawienia oficjalnych dokumentów potwierdzających ich uprawnienia do prowadzenia działalności.
3. Zarządzanie flotą - informacje dla klientów
   
   
   1. Członkowie, którzy świadczą usługi zarządzania flotą, są zobowiązani do zapewnienia sprawnego przepływu informacji dotyczących stanu pojazdów klienta.
   2. Członkowie upewnią się, że wszelkie informacje dotyczące pojazdów przechowywane w imieniu klienta, takie jak historia serwisowania, dokumentacja pojazdu, itp. są przekazane uprawnionej osobie sprawnie i na czas.
   3. Członkowie dołożą najwyższej dbałości o przestrzeganie zakazu ujawniania informacji klienta stanowiących jego tajemnicę handlową.
   4. Członkowie powinni przestrzegać zasad dobrych praktyk we wszelkich swoich umowach dotyczących zarządzania flotą.
4. Reklama
   
   Na Członkach ciąży obowiązek zachowania najwyższej dbałości o to, żeby wszelkie ich materiały reklamowe pozbawione były stwierdzeń nieprawdziwych lub wprowadzających klientów w błąd.
5. Dostęp klientów do Kodeksu
   
   Aktualny Kodeks jest dostępny na stronie internetowej PZWLP.

Rozdział III
Relacje Członków z Pracownikami

1. Bezpieczeństwo i zdrowie pracowników
   
   Członkowie dbają o bezpieczeństwo, zdrowie i godziwe warunki pracy i płacy pracowników, przestrzegając zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
2. Równość szans dla pracowników
   
   
   1. Członkowie stwarzają równe szanse wszystkim swoim pracownikom w związku z wykonywaną pracą, w szczególności w zakresie rekrutacji, rozwoju zawodowego, szkoleń i awansów, a ponadto podchodzą do każdego pracownika indywidualnie, zgodnie z jego możliwościami spełnienia zawodowych oczekiwań.
   2. Pracownicy mają równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków; dotyczy to w szczególności równego traktowania mężczyzn i kobiet w zatrudnieniu.
   3. Jakakolwiek dyskryminacja w zatrudnieniu, bezpośrednia lub pośrednia, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy - jest niedopuszczalna.
3. Poszanowanie godności i prywatności pracowników
   
   
   1. Członkowie zobowiązani są do zapewnienia poszanowania godności i prywatności każdego pracownika.
   2. Członkom przysługuje uprawnienie do zbierania danych osobowych pracowników, na potrzeby i w związku z ich zatrudnieniem w zakresie dozwolonym przepisami prawa.
   3. Na Członkach ciąży obowiązek poinformowania pracowników odnośnie do rodzaju zbieranych i przetwarzanych danych osobowych i uzyskania stosownych zgód wymaganych przepisami prawa. Należy zapewnić pracownikom możliwość systematycznego wglądu do ich akt osobowych.
   4. Dane osobowe pracowników o charakterze poufnym, nie mogą być ujawniane bez zgody pracowników, których dotyczą, z wyjątkiem wypadków określonych przepisami prawa.
4. Udzielanie informacji
   
   
   1. Pracownikom należy na bieżąco udzielać w sposób jasny wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego wykonywania przez nich obowiązków służbowych i realizacji celów niniejszego Kodeksu.
   2. Każdemu pracownikowi powinno się zapewnić możliwość zwrócenia się do przełożonego lub członka kierownictwa z wszelkimi problemami lub uwagami istotnymi dla funkcjonowania Członka lub realizacji postulatów niniejszego Kodeksu.
5. Rozwój i wynagrodzenie pracowników
   
   
   1. Członkowie stworzą swoim pracownikom twórcze warunki pracy, stymulujące ich rozwój oraz dostosowany do ich potrzeb i możliwości system szkoleń, zgodny ze standardami branży.
   2. Płace pracowników powinny, w ramach możliwości Członków, odzwierciedlać indywidualne możliwości, osobisty wkład i efekty pracy pracowników.

Rozdział IV
Relacje Członków z kontrahentami i podmiotami z branży

1. Procedury wyboru kontrahentów
   
   
   1. Członkowie rozwijają i dbają o relacje z kontrahentami, które winny opierać się na wzajemnym szacunku i zaufaniu.
   2. Wybór towarów i usług powinien być uzależniony wyłącznie od ceny, jakości i potrzeb Członków, przy dopuszczeniu maksimum konkurencji.
   3. Członkowie stworzą, w miarę możliwości, mechanizmy monitorowania i kontroli wewnętrznej mające na celu wykrycie i zapobieganie korupcji, oszustwom i innym nadużyciom w procesie pozyskiwania kontrahentów.
2. Płatności
   
   Członkowie wykażą się dbałością o to, by regulować swoje wszelkie zobowiązania finansowe w należytym terminie i zgodnie z uzgodnionymi warunkami.
3. Uczciwa konkurencja
   
   
   1. Członkowie popierają i stosują uczciwą konkurencję.
   2. Spotkania i wymiana informacji z podmiotami z branży, w tym z innymi Członkami, nie może prowadzić do zakazanych przepisami prawa antymonopolowego porozumień, w szczególności mających na celu:
      
      1. ustalanie cen,
      2. wymianę poufnych informacji handlowych, takich jak wysokość kosztów, wolumen biznesu, planowane strategie, dzielenie się rynkiem, itd.
   3. W przypadku zamiaru uczestniczenia przez Członka w spotkaniu z udziałem innych podmiotów z branży, w miarę możliwości rekomendowane jest:
      
      1. zapoznanie się agendą spotkania przed wzięciem w nim udziału i odmowa udziału w spotkaniu budzącym uzasadnione wątpliwości;
      2. w razie pojawienia się przypuszczenia w trakcie spotkania, że poruszane tematy mogą naruszać zasady uczciwej konkurencji, zgłoszenie przez Członka sprzeciwu oraz upewnienie się, że został on udokumentowany;
      3. w przypadku sporządzania protokołu z przebiegu spotkania, zweryfikowanie, czy protokół odzwierciedla w sposób poprawny przebieg spotkania oraz uwzględnia wszystkie poczynione ustalenia.
   4. Członkowie upewnią się, że rozdawane w czasie spotkań z podmiotami z branży dokumenty/statystyki zawierają dane generalne, historyczne, zagregowane i nie zawierają elementów ryzykownych z punktu widzenia prawa antymonopolowego.
   5. Każdy Członek wyrazi aktywny sprzeciw, jeżeli w jego obecności podmioty z branży podejmą zachowania ryzykowne z punktu widzenia prawa konkurencji lub prawa antymonopolowego, a w przypadku kontynuowania takich działań, bezzwłocznie opuści spotkanie i upewni się, że sprzeciw i odejście zostały odnotowane w protokole spotkania.
   6. Wszelkie rekomendacje kierowane przez PZWLP do swoich Członków na spotkaniach oraz poza spotkaniami są przygotowane i przekazywane w taki sposób aby ani ich celem, ani skutkiem nie było ograniczenie konkurencji między Członkami, w szczególności w zakresie cen, jakości lub innowacyjności oferowanych produktów przez Członków.

Rozdział V
Relacje z otoczeniem i społecznością lokalną

1. Ochrona środowiska
   
   Troska o środowisko naturalne jest jednym z istotnych obowiązków Członków, dlatego wszystkie ich działania muszą być zgodne z obowiązującym prawem i uregulowaniami oraz podejmowane bez zagrożenia dla zdrowia ludzi i środowiska.
2. Wspieranie społecznej aktywności
   
   
   1. Członkowie rozpropagują wśród swoich pracowników i współpracowników podejmowanie aktywności na rzecz lokalnej społeczności i inicjatyw obywatelskich.
   2. Członkowie mogą wspierać organizacje charytatywne oraz zachęcać do takiego postępowania swych pracowników i innych przedsiębiorców. Zasady udzielania wsparcia powinny być zdefiniowane w sposób zapewniający transparentność procesu.

Rozdział VI
Postanowienia końcowe

1. Członkowie zadbają o popularyzację postanowień niniejszego Kodeksu wśród swoich pracowników.
2. Problemy, które pojawiają się w związku z wdrażaniem i interpretacją Kodeksu oraz wszelkie komentarze i sugestie odnośnie do możliwych usprawnień będą zgłaszane Związkowi.
3. Zadaniem Związku jest monitorowanie przestrzegania przez Członków postanowień niniejszego Kodeksu, a w razie stwierdzenia naruszeń, zastosowania adekwatnych środków prowadzących do ich wyeliminowania.
4. Niniejszy Kodeks wchodzi w życie w terminie 7 dni od dnia jego uchwalenia przez Walne Zebranie Członków Związku.