W pierwszej kolejności należy określić dokładnie swoje wymagania i oczekiwania w stosunku do dostawcy usług wynajmu długoterminowego (CFM). Powinny one wynikać ze specyfiki działania przedsiębiorstwa, ilości i rodzaju samochodów, sposobu ich eksploatacji, jak również budżetu przeznaczonego na wynajem długoterminowy. W celu ułatwienia procesu analizy potrzeb, zawsze można zlecić tzw. Audyt floty potencjalnym partnerom pośród firm CFM. Daje to również możliwość uzyskania jednolitego dokumentu i formatu oceny ofert zgodnych z zakresem kontraktowanych usług

Cena nie powinna być jedynym czy też głównym kryterium wyboru dobrego dostawcy – dużo bardziej istotna jest relacja ceny do zakresu i jakości świadczonych usług.

Przy wyborze dostawcy należy zwrócić szczególną uwagę, co i na jakich warunkach wchodzi w zakres przedstawionych w ofercie usług. Zasady współpracy między firmą wynajmu długoterminowego (CFM) a klientem oraz zakres usług, powinny być dokładnie opisane w zawieranej umowie. Dlatego tak ważny jest proces negocjacji, weryfikacji potrzeb i oczekiwań klienta oraz właściwe skonstruowanie kontraktu.

Właściwie oszacuj przebiegi, które mogą pokonywać w przyszłości auta służbowe Twojej firmy. Weź pod uwagę obecny i planowany rozwój przedsiębiorstwa, który może wymusić poszerzenie zakresu działalności lub większej ekspansji na rynku, a co za tym idzie – możliwość przekroczenia przez pracowników zakładanych przebiegów. Pamiętaj, że wysokość raty leasingowej w przypadku wynajmu długoterminowego jest uzależniona m.in. od określonego limitu przebiegu aut (maksymalny przebieg jaki pojazd może posiadać w momencie zwrotu, po zakończeniu umowy). Takie podejście pozwoli na ograniczenie do minimum późniejszych nieporozumień, a skutkować będzie zadowoleniem i satysfakcją z produktu, jakim jest wynajem długoterminowy. Zgodność rzeczywistych przebiegów z zakontraktowanymi pozwala na utrzymanie kosztów na stałym i przewidywanym poziomie, uniknąć rekalkulacji wartości końcowych auta i dodatkowych opłat z tytułu ponadnormatywnych przebiegów.

Dokładnie przeanalizuj ofertę oraz wynikające z niej szczegółowe informacje, dotyczące potencjalnej, przyszłej współpracy. Rzetelna firma CFM powinna zadbać, żeby przyszły klient otrzymał od niej jak najdokładniejsze informacje. Uczciwym partnerom biznesowym będzie zależeć na tym, żeby przekazać jak najwięcej danych, dotyczących wszelkich aspektów związanych z zakresem usług objętych umową. Pozwoli to na wyeliminowanie sytuacji, w których klient jest zaskakiwany dodatkowymi kosztami.

Warto również pamiętać, że im większy partner biznesowy, tym będzie posiadał korzystniejsze warunki współpracy ze swoimi kontrahentami. Najprostszym przykładem są rabaty na zakup samochodów, które bezpośrednio przekładają się na wysokość raty leasingowej.

Zwróć uwagę na przejrzystość oferty przygotowywanej w odniesieniu do wybranego samochodu. Często oferty nie zawierają pełnej specyfikacji auta, włączając w to cenę jego zakupu. Błędem przy porównywaniu ofert firm CFM jest koncentrowanie się wyłącznie na wysokości raty proponowanej za wynajem długoterminowy konkretnego auta, bez uwzględniania i szczegółowego porównania specyfikacji technicznej samochodów. Pamiętaj, że oferty mogą dotyczyć np. tego samego modelu auta, ale w różnych wersjach wyposażenia, a co za tym idzie pojazdów o różnej wartości.

Kolejnym czynnikiem, o którym warto pamiętać, jest oferta na ubezpieczenie komunikacyjne pojazdów. Jest to jeden z głównych elementów warunkujących stabilność kosztów funkcjonowania flot, a więc mającym znaczny wpływ na działalność operacyjną firm. Ubezpieczenie powinno być przede wszystkim dostosowane do specyfiki flot.

Przeanalizuj prognozowany koszt przeglądów i napraw samochodów. Jest to jeden z ważniejszych elementów składowych późniejszej raty leasingowej. Firma CFM powinna poinformować klienta, jaki zakres napraw jest zawarty w ramach płaconej przez niego raty. Czy są to jedynie standardowe przeglądy, z ograniczonym zakresem części eksploatacyjnych, czy też rata uwzględnia jakieś koszty dodatkowe – a jeśli tak, to jakie? W większości umów występuje sformułowanie „normalna eksploatacja”, które może być później różnie rozumiane przez strony umowy. Takiego samego uszczegółowienia wymagają wszystkie kwestie związane z obsługą pojazdu, np. czy auto będzie serwisowane wyłącznie w autoryzowanych serwisach, czy przy naprawach będą używane jedynie oryginalne części zamienne itp. Dostawca powinien również poinformować klienta o możliwości korzystania z usług dodatkowych np. door-to- door.

Dodatkowym atutem przy wyborze dostawcy CFM, jest również jego przynależność do organizacji i stowarzyszeń branżowych, np. Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów. Dzięki temu klient ma pewność, że dana firma w ramach swojej działalności przestrzega określonych zasad oraz standardów. Przekłada się to bezpośrednio na wiarygodność rynkową firmy oraz większe zaufanie ze strony klientów.

Sprawdź opinie na temat firmy oraz jej referencje w środowisku branżowym np. wśród jej obecnych klientów.

Przed ostatecznym wyborem warto także umówić się na spotkanie w siedzibie przyszłego dostawcy: poznać „od środka firmę”, jej pracowników i kulturę organizacji. Relacje międzyludzkie są ważnym elementem dobrej, skutecznej i efektywnej współpracy – za każdą firmą stoją ludzie, którzy tworzą jej największą wartość.

Dobry dostawca usług CFM to kontrahent, który dba o interesy klienta, informuje go na bieżąco o trendach na rynku, dopasowuje i modyfikuje ofertę zgodnie z aktualną sytuacją branży i całej gospodarki. Jest doradcą i stałym, wiarygodnym partnerem w biznesie.

Z perspektywy postępującej cyfryzacji gospodarki, warto sprawdzić, czy potencjalny partner dysponuje nowoczesnymi rozwiązaniami informatycznymi, aplikacjami mobilnymi i technologią komunikacji z kierowcami, tak aby zawsze szybko i sprawnie zaoferować pomoc i wsparcie na drodze, uprościć procesy zgłaszania szkód, umawiania wizyt serwisowych etc.