Kodeks Etyczny PZWLP
Kodeks Etyczny
Członków Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów
(PZWLP)
Kodeks Etyczny obowiązuje wszystkich Członków PZWLP [Związku]. Jest to zbiór zasad, według których Członkowie prowadzą działalność w zakresie wynajmu i leasingu pojazdów lub zarządzania flotą samochodów osobowych i pojazdów komercyjnych. Kodeks nie podaje szczegółowych reguł postępowania w każdym przypadku – wyznacza jedynie standardy i ogólne zasady, których przestrzegają Członkowie. Jednocześnie jest wyrazem wartości wyznawanych przez PZWLP: uczciwości oraz wysokiej jakości usług.
Definicja Członka PZWLP
Członek – firma działająca w branży wynajmu i leasingu pojazdów lub zarządzania flotami pojazdów, bezpośrednio świadcząca usługi klientom, w tym również świadcząca usługi typu
„rent a car”.
Preambuła
Polski Związek Wynajmu i Leasingu Pojazdów został utworzony w 2005 r., w celu kształtowania i wpływania na rozwój branży wynajmu i leasingu pojazdów oraz zarządzania flotami pojazdów.
PZWLP jest wiodącym podmiotem przedstawicielskim firm, świadczących przedsiębiorstwom i klientom indywidualnym usługi krótko-, średnio- i długoterminowego wynajmu aut osobowych, ciężarowych i dostawczych oraz zarządzania flotami samochodowymi.
W chwili powstania Związek liczył 10 Członków – firm różnej wielkości, które łącznie dysponowały flotą ponad 33.000 pojazdów.
Członkowie PZWLP świadczą usługi niezwykle istotne dla polskiego przemysłu i handlu, ułatwiając transport towarów i osób, niezbędny dla prowadzenia wszelkiego typu działalności gospodarczej.
Zrzeszone firmy, poprzez znaczny udział w zakupach nowych pojazdów, wspierają przemysł motoryzacyjny, wnosząc znaczący wkład w polską gospodarkę.
PZWLP działa w celu tworzenia i upowszechniania standardów etycznych prowadzenia działalności i świadczenia usług, w oparciu o Kodeks, który obejmuje w szczególności standardy dotyczące bezpieczeństwa użytkowników aut, jakości świadczonych usług.
Związek przykłada szczególną wagę do zapewnienia klientom pojazdów w stanie technicznym zapewniającym bezpieczeństwo.
Przestrzeganie postanowień Kodeksu Etycznego jest warunkiem członkostwa w Związku. Stałe lub poważne naruszanie postanowień Kodeksu oraz lekceważenie znaczenia, jakie przywiązuje on do bezpieczeństwa i jakości usług, spowoduje usunięcie Członka ze Związku.
Pełna lista Członków PZWLP jest jawna, publikowana na stronie internetowej Związku lub udostępniana na życzenie.
Rozdział I
Postanowienia ogólne
- Kodeks Etyczny – cele
Kodeks Etyczny ustala standardy dobrych praktyk dla podmiotów zajmujących się wynajmem i leasingiem samochodów i pojazdów komercyjnych oraz zarządzaniem flotą. Jego celem jest zagwarantowanie klientom korzystającym z usług Członków PZWLP, że są to usługi najwyższej jakości, świadczone w sposób uczciwy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i dobrymi obyczajami. - Bezpieczeństwo pojazdów
Działania Członków zmierzają do jak najlepszego zapewnienia, aby pojazdy oferowane klientom były w stanie zapewniającym bezpieczne użytkowanie oraz aby były serwisowane co najmniej w stopniu zalecanym przez ich producentów. - Poważne uszkodzenia pojazdów
Celem Związku jest zapewnienie przejrzystości historii użytkowanych pojazdów oraz działanie na rzecz ochrony klientów przed nieuczciwymi praktykami rynkowymi poprzez popularyzowanie zasad niniejszego Kodeksu w codziennej działalności gospodarczej Członków Związku. - Znaki, logotypy i materiały graficzne
Związek rekomenduje Członkom umieszczanie logotypu PZWLP na dokumentacji, papierze firmowym i materiałach firmowych związanych z ich działalnością, a także umieszczanie materiałów PZWLP, w tym kopii niniejszego Kodeksu w swoich placówkach, w celu popularyzacji wśród klientów faktu przynależności danego Członka do Związku i jego zobowiązania do przestrzegania zasad określonych w niniejszym Kodeksie.
W razie powzięcia przez Członka informacji o nieuprawnionym wykorzystywaniu logotypu lub innych oznaczeń PZWLP przez podmioty niezrzeszone w Związku, niezwłocznie poinformuje on o tym fakcie Związek, w celu umożliwienia Związkowi podjęcia kroków prawnych przeciw podmiotom bezprawnie powołującym się na członkostwo i wykorzystujących oznaczenia PZWLP. - Utrzymanie stabilności finansowej
Członkowie zobowiązani są do zachowania najwyższej dbałości o utrzymywanie stabilności finansowej.
Rozdział II
Relacje Członków z Klientami
- Wysoka jakość usług
- Obowiązkiem Członków jest przestrzeganie zasad Kodeksu Etycznego, w tym ochrona interesów wszystkich klientów, poprzez zapewnianie oczekiwanego standardu usług.
- Członkowie zobowiązują się do uczciwego i odpowiedzialnego prowadzenia działalności na rzecz klientów korzystających z ich usług. W tym celu Członkowie będą:
- prowadzić działalność zgodnie z wszelkimi wymogami prawa i dobrymi obyczajami, w tym przestrzegać wszystkich przepisów i decyzji sądów oraz postępować uczciwie i odpowiedzialnie we wszelkich swoich kontaktach z klientami;
- przestrzegać zasad niniejszego Kodeksu oraz brać pod rozwagę rekomendacje wydane przez PZWLP;
- pomagać klientom w uzyskaniu wszelkich potrzebnych informacji i porad w zakresie świadczonych na ich rzecz usług;
- działać zawsze uczciwie oraz upewniać się, że wszystkie podmioty, z którymi Członek współpracuje postępują podobnie;
- unikać świadomego podawania klientom nieprawdziwych informacji dotyczących jakiegokolwiek aspektu transakcji wynajmu, leasingu lub zarządzania flotą.
- Działalność
Członkowie zobowiązują się do:
- prowadzenia swojej działalności pod stałym adresem;
- prowadzenia wszystkich swoich placówek w profesjonalny sposób oraz dbania o ich estetyczny wygląd;
- przestrzegania w prowadzonej działalności przepisów prawa, dobrych obyczajów i w miarę możliwości zwyczajów lokalnych;
- prowadzenia dokumentacji dotyczącej prowadzonej działalności w sposób przejrzysty i określony przepisami prawa, a na każdorazowe wezwanie Związku – do przedstawienia oficjalnych dokumentów potwierdzających ich uprawnienia do prowadzenia działalności.
- Zarządzanie flotą - informacje dla klientów
- Członkowie, którzy świadczą usługi zarządzania flotą, są zobowiązani do zapewnienia sprawnego przepływu informacji dotyczących stanu pojazdów klienta.
- Członkowie upewnią się, że wszelkie informacje dotyczące pojazdów przechowywane w imieniu klienta, takie jak historia serwisowania, dokumentacja pojazdu, itp. są przekazane uprawnionej osobie sprawnie i na czas.
- Członkowie dołożą najwyższej dbałości o przestrzeganie zakazu ujawniania informacji klienta stanowiących jego tajemnicę handlową.
- Członkowie powinni przestrzegać zasad dobrych praktyk we wszelkich swoich umowach dotyczących zarządzania flotą.
- Reklama
Na Członkach ciąży obowiązek zachowania najwyższej dbałości o to, żeby wszelkie ich materiały reklamowe pozbawione były stwierdzeń nieprawdziwych lub wprowadzających klientów w błąd. - Dostęp klientów do Kodeksu
Aktualny Kodeks jest dostępny na stronie internetowej PZWLP.
Rozdział III
Relacje Członków z Pracownikami
- Bezpieczeństwo i zdrowie pracowników
Członkowie dbają o bezpieczeństwo, zdrowie i godziwe warunki pracy i płacy pracowników, przestrzegając zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. - Równość szans dla pracowników
- Członkowie stwarzają równe szanse wszystkim swoim pracownikom w związku z wykonywaną pracą, w szczególności w zakresie rekrutacji, rozwoju zawodowego, szkoleń i awansów, a ponadto podchodzą do każdego pracownika indywidualnie, zgodnie z jego możliwościami spełnienia zawodowych oczekiwań.
- Pracownicy mają równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków; dotyczy to w szczególności równego traktowania mężczyzn i kobiet w zatrudnieniu.
- Jakakolwiek dyskryminacja w zatrudnieniu, bezpośrednia lub pośrednia, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy - jest niedopuszczalna.
- Poszanowanie godności i prywatności pracowników
- Członkowie zobowiązani są do zapewnienia poszanowania godności i prywatności każdego pracownika.
- Członkom przysługuje uprawnienie do zbierania danych osobowych pracowników, na potrzeby i w związku z ich zatrudnieniem w zakresie dozwolonym przepisami prawa.
- Na Członkach ciąży obowiązek poinformowania pracowników odnośnie do rodzaju zbieranych i przetwarzanych danych osobowych i uzyskania stosownych zgód wymaganych przepisami prawa. Należy zapewnić pracownikom możliwość systematycznego wglądu do ich akt osobowych.
- Dane osobowe pracowników o charakterze poufnym, nie mogą być ujawniane bez zgody pracowników, których dotyczą, z wyjątkiem wypadków określonych przepisami prawa.
- Udzielanie informacji
- Pracownikom należy na bieżąco udzielać w sposób jasny wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego wykonywania przez nich obowiązków służbowych i realizacji celów niniejszego Kodeksu.
- Każdemu pracownikowi powinno się zapewnić możliwość zwrócenia się do przełożonego lub członka kierownictwa z wszelkimi problemami lub uwagami istotnymi dla funkcjonowania Członka lub realizacji postulatów niniejszego Kodeksu.
- Rozwój i wynagrodzenie pracowników
- Członkowie stworzą swoim pracownikom twórcze warunki pracy, stymulujące ich rozwój oraz dostosowany do ich potrzeb i możliwości system szkoleń, zgodny ze standardami branży.
- Płace pracowników powinny, w ramach możliwości Członków, odzwierciedlać indywidualne możliwości, osobisty wkład i efekty pracy pracowników.
Rozdział IV
Relacje Członków z kontrahentami i podmiotami z branży
- Procedury wyboru kontrahentów
- Członkowie rozwijają i dbają o relacje z kontrahentami, które winny opierać się na wzajemnym szacunku i zaufaniu.
- Wybór towarów i usług powinien być uzależniony wyłącznie od ceny, jakości i potrzeb Członków, przy dopuszczeniu maksimum konkurencji.
- Członkowie stworzą, w miarę możliwości, mechanizmy monitorowania i kontroli wewnętrznej mające na celu wykrycie i zapobieganie korupcji, oszustwom i innym nadużyciom w procesie pozyskiwania kontrahentów.
- Płatności
Członkowie wykażą się dbałością o to, by regulować swoje wszelkie zobowiązania finansowe w należytym terminie i zgodnie z uzgodnionymi warunkami. - Uczciwa konkurencja
- Członkowie popierają i stosują uczciwą konkurencję.
- Spotkania i wymiana informacji z podmiotami z branży, w tym z innymi Członkami, nie może prowadzić do zakazanych przepisami prawa antymonopolowego porozumień, w szczególności mających na celu:
- ustalanie cen,
- wymianę poufnych informacji handlowych, takich jak wysokość kosztów, wolumen biznesu, planowane strategie, dzielenie się rynkiem, itd.
- W przypadku zamiaru uczestniczenia przez Członka w spotkaniu z udziałem innych podmiotów z branży, w miarę możliwości rekomendowane jest:
- zapoznanie się agendą spotkania przed wzięciem w nim udziału i odmowa udziału w spotkaniu budzącym uzasadnione wątpliwości;
- w razie pojawienia się przypuszczenia w trakcie spotkania, że poruszane tematy mogą naruszać zasady uczciwej konkurencji, zgłoszenie przez Członka sprzeciwu oraz upewnienie się, że został on udokumentowany;
- w przypadku sporządzania protokołu z przebiegu spotkania, zweryfikowanie, czy protokół odzwierciedla w sposób poprawny przebieg spotkania oraz uwzględnia wszystkie poczynione ustalenia.
- Członkowie upewnią się, że rozdawane w czasie spotkań z podmiotami z branży dokumenty/statystyki zawierają dane generalne, historyczne, zagregowane i nie zawierają elementów ryzykownych z punktu widzenia prawa antymonopolowego.
- Każdy Członek wyrazi aktywny sprzeciw, jeżeli w jego obecności podmioty z branży podejmą zachowania ryzykowne z punktu widzenia prawa konkurencji lub prawa antymonopolowego, a w przypadku kontynuowania takich działań, bezzwłocznie opuści spotkanie i upewni się, że sprzeciw i odejście zostały odnotowane w protokole spotkania.
- Wszelkie rekomendacje kierowane przez PZWLP do swoich Członków na spotkaniach oraz poza spotkaniami są przygotowane i przekazywane w taki sposób aby ani ich celem, ani skutkiem nie było ograniczenie konkurencji między Członkami, w szczególności w zakresie cen, jakości lub innowacyjności oferowanych produktów przez Członków.
Rozdział V
Relacje z otoczeniem i społecznością lokalną
- Ochrona środowiska
Troska o środowisko naturalne jest jednym z istotnych obowiązków Członków, dlatego wszystkie ich działania muszą być zgodne z obowiązującym prawem i uregulowaniami oraz podejmowane bez zagrożenia dla zdrowia ludzi i środowiska. - Wspieranie społecznej aktywności
- Członkowie rozpropagują wśród swoich pracowników i współpracowników podejmowanie aktywności na rzecz lokalnej społeczności i inicjatyw obywatelskich.
- Członkowie mogą wspierać organizacje charytatywne oraz zachęcać do takiego postępowania swych pracowników i innych przedsiębiorców. Zasady udzielania wsparcia powinny być zdefiniowane w sposób zapewniający transparentność procesu.
Rozdział VI
Postanowienia końcowe
- Członkowie zadbają o popularyzację postanowień niniejszego Kodeksu wśród swoich pracowników.
- Problemy, które pojawiają się w związku z wdrażaniem i interpretacją Kodeksu oraz wszelkie komentarze i sugestie odnośnie do możliwych usprawnień będą zgłaszane Związkowi.
- Zadaniem Związku jest monitorowanie przestrzegania przez Członków postanowień niniejszego Kodeksu, a w razie stwierdzenia naruszeń, zastosowania adekwatnych środków prowadzących do ich wyeliminowania.
- Niniejszy Kodeks wchodzi w życie w terminie 7 dni od dnia jego uchwalenia przez Walne Zebranie Członków Związku.